HR aspiruje do bycia partnerem, jednak często jest tylko wykonawcą poleceń zarządu. A czasami sprowadzany jest do roli działu kadrowo płacowego, czyli pań (tak mocno sfeminizowany dział, że domyślnie tak wychodzi) od papierów i pensji. Od kogo zależy jaka jest rola HRu? Od HRu czy od Zarządu? A może od przepisów lub kultury organizacyjnej firmy? Pytanie tytułowe wałkowane jest w kółko na różnych konferencjach, głównie jednak HRowych, rzadziej finansowych czy branżowo biznesowych.
W poprzednich artykułach, HR-owca portret własny, pisałem o kilku aspektach tej relacji z punktu widzenia pojedynczego HRowca.
Spróbuję tym razem spojrzeć szerzej na sprawę, jak to wygląda od góry.
Czy funkcja HRowa to funkcja czysto usługowa? Czy może jednak funkcja partnerska? A może żadna z nich?
Jeśli zadamy pytanie czym zajmuje się HR/Dział personalny w firmie to okazuje się, że w zależności od tego, gdzie zapytamy, w jakim dziale, na jakim poziomie czy jakiej firmie, uzyskamy różne odpowiedzi. Zakładam, że nie pytamy samych HRowców, bo my HRy jesteśmy zarobieni i we własnym mniemaniu odpowiadamy prawie za wszystko.
Jednak ogólnym postrzeganiu oczywiście pojawią się takie zadania HRu jak:
- Kadry – czyli umowy, dokumentacja, itp.
- Płace- wynagrodzenia, premie, nagrody
- Rekrutacja – najlepiej, żeby HR dostarczał pracownika tzn. sam się domyślał, że takowy jest potrzebny, sam go znalazł, wybrał, przekonał, wdrożył i dostarczył gotowego w dniu po tym jak powstanie wakat.
- Szkolenia
- Ewidencja czasu pracy
- Prawo pracy – jakiś czas temu słyszałem ciekawe stwierdzenie, że HR, który pilnuje przestrzegania prawa pracy rzuca kłody pod nogi biznesowi.
- Rozwój pracowników
- Zarządzanie talentami
- Oceny okresowe
Dużo rzadziej usłyszymy, że HR:
- Buduje strategię HR czy współtworzy strategię firmy
- Wprowadza wartościowanie stanowisk
- Dba o etykę działania
- i inne
Te odpowiedzi pochodzą z ankiet robionych w kilku firmach.
I teraz pytanie kolejne – czy powyższe zadania można outsourcować na zewnątrz?
Oczywiście. Kadry i płace są najczęściej wydzielane jako usługa zewnętrzna, ale tak na dobrą sprawę każde z tych zadań może wykonywać wyspecjalizowana firma zewnętrzna lub odpowiedni ekspert. A jeśli tak to – Po co nam wewnętrzny dział HRu?
Jeżeli zlecamy część z tych zadań na zewnątrz po to, żeby siły wewnętrzne mogły skupić się na pozostałych zadaniach, to może to mieć pozytywny efekt końcowy.
Jeżeli jednak ze względów organizacyjnych albo co gorsza kosztowych, chcemy pozbawić firmę wewnętrznych sił HRu w całości, to moim zdaniem stanowczo wpływa to negatywnie na efektywność wielu procesów, takich jak np. rekrutacja (trwa dłużej a system poleceń pracowniczych wtedy prawie nie funkcjonuje), wyposażenie pracownika, onboarding ( jest gorzej dopasowany do stanowisk) czy reakcja na zgłoszenie odejścia pracownika ( reakcja wtedy jest z reguły po fakcie utraty pracownika), oraz wiele innych. I pisząc tutaj o outsourcowaniu mam na myśli również przerzucanie zadań HRowych do korporacyjnych Centrów Usług Wspólnych.
Popatrzmy na to jeszcze szerzej.
Czy funkcja HR = Dział HR?
NIE.
Otóż funkcja HRowa – czyli zarządzanie zasobami ludzkimi należy do trzech podmiotów.
Oczywiście dział HR zarządza zasobami ludzkimi wykonując swoje zadania. To już ustaliliśmy.
Kadra Managerska również jako swoje podstawowe zadanie ma zarządzanie ludźmi. To managerowie w organizacji powinni aktywnie brać udział w procesach rekrutacji, to managerowie odpowiadają za skuteczny onboarding, czy training on the job. To kadra managerska ma największy wpływ na motywację i zaangażowanie pracowników. Managerowie przełożeni na każdym stanowisku udzielają feedbacku (przynajmniej powinni), dokonują ocen okresowych, planują pracę, delegują zadania. I na końcu to nikt inny jak bezpośredni przełożony zwalnia pracownika. (jeśli w organizacji robi to ktoś inny to mamy patologię).
Trzecim podmiotem wypełniającym funkcję HRową jest Zarząd. To Zarząd definiuje kierunki rozwoju, budżet wynagrodzeń, planuje albo zatwierdza stan zatrudnienia, ustala strategię działania, ustala system premiowy i wiele innych. Oczywiście Zarząd w większości nie robi tego sam, to kadra managerska, czy dział HR proponują kierunki i rozwiązania, jednak to Zarząd ma decydujący wpływ na to jak funkcjonują ludzie w organizacji.
Dział HR wspiera zarówno Zarząd jak i kadrę managerską w wykonywaniu funkcji HRowej.
Wedle badań, im większa jest rola HRu w wykonywaniu funkcji HRowej, nie tylko własnej, ale przede wszystkim wspierającej dla kadry managerskiej i zarządu, tym większa jest efektywność pracy Działu HR i większe ROI z HRu. (tak, na ten temat było w poprzednim wpisie, podobnie jak obrazek ponizej).
I tak, jeśli ograniczymy rolę HRu do administracji personalnej, typu kadry i płace, to zwrot z każdej wydanej złotówki jest najmniejszy. Stopniowo, jeśli rola wewnętrznego działu HR rośnie to rośnie również ROI. Dział HRu jest bardziej użyteczny, jeśli pomaga managerom podejmować decyzje, czy też pracuje wspólnie z managerami nad osiągnieciem ich celów biznesowych, poprzez wspieranie ich w zarządzaniu ludźmi. Największą efektywność HRu widzimy, kiedy jest współprojektantem organizacji i strategii. Do tego jednak muszą być spełnione 3 warunki:
1. HR- CHCE być partnerem dla biznesu
W wielu HRowcach nadal pokutuje przekonanie „ ja się nie znam na biznesie, ja jestem HRowcem, ja nie chce robić nic po za swoją działkę.” ale to się w ostatnim czasie mocno zmienia.
2. HR – UMIE być partnerem dla biznesu
- tzn. zna biznes i proponuje rozwiązania systemowe i strategiczne
- ściśle współpracuje z Zarządem i odbiorcami rozwiązań
- umie wskazywać korzyści biznesowe z konkretnych działań
- informuje o zagrożeniach
- w odpowiedni sposób potrafi implementować narzędzia HRowe w organizacji
- zapewnia spójność polityki HR
3. I trzeci niezwykle ważny warunek, Odpowiadający na pytanie, które pada czasem od strony zarządu „ Dlaczego mój HR nie jest strategiczny tylko usługowy?”
Otóż ten warunek brzmi – HR MOŻE/WOLNO mu być partnerem dla biznesu. W rozumieniu pozwalamy mu na to (zarząd).
Trochę jak na rysunku.
Jeśli Zarząd nie dopuści HRu do bycia partnerem i współdecydowania o strategii i rozwiązaniach systemowych, to nie można się dziwić, że HR pozostaje w funkcji usługowej, nawet jeśli posiada odpowiednią wiedzę i wolę do pełnienia funkcji strategicznej czy partnerskiej.
I pozostaje zastanowić się dlaczego Zarząd/ Prezes czasami nie dopuszcza HRu do roli bycia partnerem? Pewnie należałoby zapytać zarządów. Jednak najbardziej prawdopodobne przyczyny to:
- Przekonanie, że HR nie chce działać na tym poziomie – konieczna jest rozmowa i chęć partnerstwa z obu stron.
- Przekonanie, że HR nie zna się na biznesie – o tym pisałem w poprzednich wpisach
- Brak zaufania – na zaufanie pracuje się stopniowo i długoterminowo, ale pracuje się działaniem i efektami.
- Przekonanie o tym, że prezes, lub któryś z członków zarządu zna się lepiej na zarządzaniu kapitałem ludzkim. – I jeżeli tak jest bo np. ktoś z zarządu zajmował się wcześniej szeroko tym tematem ( np. był dyrektorem personalnym) to de facto HR jest partnerem strategicznym w tej osobie. Jeśli jednak jest to tylko poczucie bez doświadczenia i wiedzy, to nie możemy mówić o skutecznym partnerstwie HRu.
Odpowiadając więc na pytanie tytułowe – Rola HRu powinna być partnerska, w sposób świadomy z obu stron. Wewnętrzny HR jest potrzebny, a jego efektywność rośnie wraz z rolą jaką pełni. Dział HRu wspiera funkcję personalną zarządu i kadry managerskiej.
